Elke werkdag maken gemeenten honderden besluiten en aanvragen openbaar. Daar staat voor een dakdekker, een installateur of een aannemer meer in dan je denkt. Maar een bekendmaking is geen kant-en-klare klant. Het is een signaal dat iemand van plan is te bouwen, op een bepaald adres, met een bepaald soort werk. Wat je daarmee doet, bepaalt of het een opdracht wordt.
Wat er in een bekendmaking staat
Een bekendmaking is een korte tekst op officielebekendmakingen.nl. Er staan vier dingen in die voor jou tellen: wat er gebeurt, waar het gebeurt, in welk stadium de procedure zit en wanneer het is gepubliceerd. Een fictief voorbeeld:
Ontvangen aanvraag omgevingsvergunning: het plaatsen van een dakkapel op het achterdakvlak, Voorbeeldlaan 12 in Voorbeeldstad.
Uit die ene zin haal je veel. Het werk is een dakkapel. De klant woont op Voorbeeldlaan 12. De gemeente heeft de aanvraag ontvangen maar nog niet besloten. Als je dakkapellen plaatst, is dit precies het moment waarop je het wilt weten.
Wat er niet in staat, is minstens zo belangrijk. Er staat geen telefoonnummer in, geen e-mailadres en meestal ook geen naam van de aanvrager. Dat is bewust zo. De bekendmaking dient om buren en andere belanghebbenden te informeren, niet om een klantenbestand op te bouwen.
Welk stadium is een kans
Niet elke bekendmaking is even bruikbaar. Het stadium bepaalt hoe groot je kans is.
Een aanvraag is het vroegste signaal. De gemeente heeft de aanvraag ontvangen, de beslissing komt over weken. Bij een reguliere procedure heeft de gemeente normaal 8 weken, bij een uitgebreide procedure 26 weken. De aanvrager weet dus al wat hij wil, maar is vaak nog aan het rondkijken naar een bedrijf. Dit is voor de meeste vakmensen het beste moment.
Een ontwerpbesluit komt alleen voor bij de uitgebreide procedure. De gemeente is van plan de vergunning te verlenen en legt dat zes weken ter inzage. Wie een groot project aanbiedt, ziet hier dat de plannen serieus zijn. Meer daarover lees je in wat een ontwerpbesluit is en wat je ermee kunt.
Een verleende vergunning is het laatste signaal. De aanvrager mag bouwen, maar de bezwaartermijn van zes weken loopt nog. Veel klussen zijn op dit moment al toegezegd aan een bedrijf. Toch is het niet te laat: soms valt een eerdere keuze af, of is er nog werk dat niet is vergeven, zoals de dakbedekking of de afwerking.
De rest, zoals meldingen over brandveilig gebruik of evenementen, is voor de meeste bedrijven ruis. Dat is ook de reden dat je zoekt op soort werk en niet op alles.
Wanneer neem je contact op
Wacht niet op het besluit. Dat is de belangrijkste les. Wie pas na de verleende vergunning belt, belt na de concurrent die het adres een maand eerder zag. Het gaat om dagen, niet om weken.
Neem een dakkapel aan de Kastanjelaan 8 in Voorbeeldstad. De aanvraag staat op maandag in de bekendmakingen. Op dinsdag ligt er een briefje in de bus van een dakkapelbouwer uit de buurt, met een vrijblijvende offerte. Op donderdag is de aanvrager al in gesprek met twee bedrijven en kiest hij uit twee offertes in plaats van uit vier. Dat verschil in snelheid is de hele waarde van een bekendmaking.
Wat je zegt, en hoe
Je schrijft een particulier over zijn eigen huis, op basis van een openbare bekendmaking. Houd dat respectvol en kort. Noem waarom je schrijft (“ik zag dat u een dakkapel heeft aangevraagd”), wat je aanbiedt en hoe je kunt worden bereikt. Geen druk, geen geschenken, geen kortingsactie die vandaag verloopt.
Let ook op de regels. Je bent zelf verantwoordelijk voor wat je met de gegevens doet. Een brief of een bezoek aan de deur valt niet onder de regels voor bellen en mailen. Bellen kan alleen als het nummer niet in het Bel-me-niet-register staat, en een ongevraagde e-mail aan een particulier mag niet. Wie bezwaar maakt tegen jouw gebruik van zijn gegevens, krijgt geen tweede brief. Bij bedrijven en maatschappelijke instellingen zijn de regels ruimer. Twijfel je? Vraag het na bij een jurist of je branchevereniging, dit is geen juridisch advies.
Een eerste bericht dat werkt
De meeste eerste berichten mislukken om dezelfde reden: ze gaan over de afzender in plaats van over de ontvanger. Een bericht dat werkt is kort en begint met wat de ander zelf heeft gedaan. Een voorbeeld, in de vorm van een brief:
Goedemiddag, ik zag in de gemeentelijke bekendmakingen dat u een dakkapel op het achterdakvlak heeft aangevraagd. Wij plaatsen al jaren dakkapellen in Voorbeeldstad. Als u wilt, kom ik vrijblijvend langs om de maten op te nemen en een prijs te noemen. U hoeft niet te reageren als u al een bedrijf heeft.
Let op wat er niet in staat. Geen lange opsomming van wat je bedrijf allemaal kan, geen korting die verloopt en geen verwijzing naar de concurrent. De laatste zin neemt de druk weg, en juist daardoor reageren mensen vaker.
Wat je bijhoudt
Een bekendmaking waar je niets mee doet, is verloren tijd. Houd daarom van elke aanvraag drie dingen bij: wanneer je hem zag, wanneer je contact zocht en wat de uitkomst was. Na een maand zie je welke soorten aanvragen het meeste opleveren, en op welk moment je het beste kunt reageren. Dat is meer waard dan een gevoel. Sommige bedrijven blijken vooral succes te hebben met aanvragen voor een uitbouw, anderen juist met het stadium net voor het besluit. Zonder bijhouden weet je dat niet.
Zo maak je er een werkwijze van
Een bekendmaking handmatig opzoeken kost tijd. Je moet ze elke dag doorlezen, filteren op jouw gebied en jouw werk, en bijhouden wie je al hebt benaderd. De meeste bedrijven houden dat een paar weken vol.
Daarom werkt het beter als de bekendmakingen naar jou toe komen. Je stelt in waar je werkt, welk soort werk je doet en welke stadia je wilt zien. Je krijgt een melding zodra er iets past. Hoe zo’n melding eruitziet, zie je bij de voorbeeldmeldingen. Wat het kost, staat op de prijzenpagina. En als je eerst wilt weten welke andere manieren er zijn om vergunningen te volgen, lees dan vergunningen volgen in jouw regio: drie manieren.
Wil je dat proberen, dan kun je je aanmelden en kiezen welke aanvragen je wilt zien. Een bekendmaking is geen garantie op een opdracht. Maar wie hem als eerste ziet en een nette brief schrijft, heeft een voorsprong die je met reclame niet makkelijk koopt.
